Projectmanagementcapaciteit opschalen bij piekbelasting doe je door tijdelijk externe projectmanagers of projectsupportspecialisten in te zetten, zodat je bestaande team niet overbelast raakt en lopende projecten op schema blijven. Dit is relevant voor industriële bedrijven die te maken krijgen met een plotselinge toename van het projectvolume, grote investeringsprojecten of capaciteitstekorten door ziekte of vertrek. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe je dit slim aanpakt.
Piekbelasting in projectmanagement ontstaat wanneer het aantal lopende of geplande projecten tijdelijk groter is dan de interne capaciteit aankan. De meest voorkomende oorzaken zijn een plotselinge toename van klantorders, de lancering van grote CAPEX-investeringsprojecten, fusies of overnames, of het gelijktijdig opstarten van meerdere verbetertrajecten binnen de productieomgeving.
Andere veelvoorkomende triggers zijn:
In de maakindustrie is het normaal dat projectbelasting golfbewegingen kent. Het probleem is dat vaste teams zijn gedimensioneerd op de gemiddelde werkdruk, niet op pieken. Zodra meerdere van bovenstaande factoren samenkomen, ontstaat er snel een situatie waarin de planning onder druk komt te staan en de kwaliteit of doorlooptijd in het geding raakt.
Er zijn drie praktische opties om snel extra projectmanagementcapaciteit te organiseren: interne herschikking van taken, projectsupport door een externe partij, of de inzet van een interim-projectmanager. Welke optie het beste past, hangt af van de complexiteit van het project, de gewenste doorlooptijd en de beschikbare interne kennis.
Bij interne herschikking verplaats je bestaande medewerkers tijdelijk naar de projecten met de hoogste prioriteit. Dit werkt alleen als er elders in de organisatie ruimte vrijgemaakt kan worden zonder dat andere processen in gevaar komen. In de praktijk is dit bij piekbelasting zelden een volledige oplossing, omdat de druk juist op meerdere plekken tegelijk toeneemt.
Externe projectsupport biedt versterking op operationeel niveau: iemand die direct meewerkt aan planning, voortgangsbewaking en rapportage. Dit is nuttig wanneer je intern de regie behoudt maar extra handen nodig hebt. Een interim-projectmanager neemt daarentegen volledige verantwoordelijkheid voor de aansturing van een project. Dit is de aangewezen route bij complexe of strategisch belangrijke projecten waarbij de interne capaciteit tekortschiet op leiderschapsniveau.
Beide varianten zijn flexibel inzetbaar: voor een afgebakende projectperiode, voor de duur van een piek, of als overbrugging totdat een vaste medewerker is gevonden. Bekijk voor meer informatie over de mogelijkheden de projectmanagementdiensten die beschikbaar zijn.
Een interim-projectmanager is de juiste keuze wanneer een project te complex, te risicovol of te strategisch is om te delegeren aan iemand zonder specifieke projectmanagementervaring. Denk aan grote investeringsprojecten, het opzetten van nieuwe productiefaciliteiten, of situaties waarin een interne projectmanager wegvalt en er geen directe opvolger beschikbaar is.
Concrete situaties waarin een interim-projectmanager meerwaarde biedt:
Het voordeel van een interim-projectmanager boven een vaste aanstelling is de snelheid van inzet en de flexibiliteit in duur. Je betaalt voor de periode en de expertise die je nodig hebt, zonder langdurige verplichtingen.
Een externe projectmanager is snel productief wanneer je de onboarding goed voorbereidt en de juiste randvoorwaarden op dag één aanwezig zijn. Denk aan toegang tot projectdocumentatie, een duidelijke briefing over scope en stakeholders, en een vast aanspreekpunt binnen de organisatie.
Praktische stappen om de opstartperiode zo kort mogelijk te houden:
Hoe meer sectorervaring een externe projectmanager meebrengt, hoe korter de inwerkperiode. Iemand die al jarenlang actief is in de maakindustrie herkent de processen, de terminologie en de uitdagingen van de productieomgeving zonder dat je alles vanaf nul hoeft uit te leggen.
Te laat opschalen van projectmanagementcapaciteit leidt tot vertraagde oplevering, kostenoverschrijdingen en verhoogde werkdruk op bestaande medewerkers. In de maakindustrie kan een vertraagd investeringsproject directe gevolgen hebben voor de productiecapaciteit, de leverbetrouwbaarheid richting klanten of de naleving van wet- en regelgeving.
De meest voorkomende risico’s zijn:
Je beperkt deze risico’s door vroeg signalen te herkennen: een groeiende achterstand in de planning, toenemende ad-hocverzoeken aan projectmanagers, of een stijgend aantal escalaties. Zodra je merkt dat de projectportfolio structureel meer vraagt dan het team aankan, is het moment om op te schalen al aangebroken. Wacht niet tot een project daadwerkelijk in de problemen is gekomen.
Wij ondersteunen industriële bedrijven bij het opvangen van piekbelasting in projectmanagement, op de manier die het beste past bij de situatie. Ons aanbod omvat:
Onze projectmanagers en adviseurs zijn thuis in de Nederlandse maakindustrie en kunnen snel schakelen zonder lange inwerkperiode. Met vestigingen in Apeldoorn, Heerenveen en Haarlem zijn we actief in heel Nederland. Wil je weten hoe we jouw organisatie concreet kunnen ondersteunen? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Over AKOS
AKOS is een advies- en ingenieursbureau gericht op het ontwikkelen van de industrie door het leveren van expertise en oplossingen op het gebied van mens, productie en technologie.
Menu
Terugbelverzoek
